Avec la crise sanitaire et la généralisation du télétravail, les managers et les responsables doivent adapter leurs habitudes managériales. Feelback leur propose 5 astuces pour donner du feed-back à distance.
1. Connectez-vous, prenez la température et établissez un climat de confiance
Pour qu’un feed-back soit constructif, il faut avant tout instaurer un climat de confiance. Pour ce faire, prenez un peu de temps pour vous connecter sur le plan humain avant de passer aux choses sérieuses. À distance, il est difficile de savoir ce que vit chacun et de percevoir le contexte dans lequel se déroule la réunion.
Voici quelques conseils utiles pour vous assurer que vous êtes tous deux dans le bon état d'esprit pour donner et recevoir du feed-back.
Instaurez une dynamique de prise de pouls avant d’entamer le vif du sujet.
Idées de prises de pouls (check-in en anglais)
1) Utilisez un mot définissant votre état d’esprit du moment
2) Définissez une chose dont vous êtes fier·ère aujourd’hui et une chose qui vous pose des problèmes actuellement.
Dans cet exercice, soyez honnête et vulnérable afin d'uniformiser les règles du jeu et de briser tout sentiment de hiérarchie préexistant. Cela vous permettra, à vous et à votre interlocuteur·rice, de garder l'esprit ouvert et de créer une dynamique d’échange plutôt que de confrontation.
2. Branchez votre vidéo pour réduire le risque de mauvaise communication
Tout feed-back, qu'il soit positif ou négatif, a plus d'impact lorsqu'il se fait en face-à-face. D’ailleurs, donner du feed-back consiste aussi à comprendre comment il est perçu par votre collaborateur, tant sur le plan cognitif qu'émotionnel. Il peut être difficile de déterminer le ton ou l'intention d'une personne, et les réactions émotionnelles peuvent être mal interprétées via chat ou par e-mail.
Étant donné le contexte actuel, nous avons tous besoin d'un contact d’humain à humain empreint de compassion. C'est pourquoi le simple fait de prendre le temps d'avoir des conversations importantes par vidéo est un réel atout pour percevoir correctement les réactions de vos interlocuteur·rice·s, leur langage corporel et leurs réponses.
Quelques bonnes pratiques sur l'utilisation de la vidéo lors des séances de feedback
1. Gardez votre propre vidéo à l’œil afin d’ajuster votre langage corporel si nécessaire. Par exemple, redressez-vous si vous semblez avachi car cela pourrait donner l'impression que vous ne faites pas attention ou que vous vous ennuyez.
2. Réduisez les distractions (mettez en sourdine les notifications par téléphone et par ordinateur et évitez autant que possible les distractions à domicile, etc.)
3. Maintenez un contact visuel avec votre caméra plutôt que de braquer vos yeux sur votre écran. Utilisez ce temps à bon escient pour établir des contacts plutôt que pour faire plusieurs choses à la fois.
3. Cadrez vos propos et prenez le temps
Nous sommes souvent enfermés dans un cycle de réunions en ligne et avons tendance à passer d’une réunion à l’autre. Pour réussir une séance de feed-back, vous avez besoin de vous sentir à l’aise, sans contrainte de temps. L’erreur serait de considérer cette activité comme une tâche de plus à faire. Prévoyez suffisamment de temps pour cadrer vos propos et expliquer votre feed-back à votre collaborateur afin de susciter une discussion plus large et plus profonde.
Trois éléments à inclure dans votre feed-back (virtuel ou non)
1. Le contexte spécifique du feed-back
2. L’intention positive de votre feed-back
3. L’impact lié au comportement de votre collaborateur
Voici quelques exemples :
Comment donner du feed-back à un employé désengagé, ne participant pas aux projets ?
« Lors de notre dernière réunion d'équipe où nous avons discuté du projet X, j'ai remarqué que tu n’avais pas participé au brainstorming. Je t’en parle car ton engagement est important pour moi et il affecte le moral de l'équipe. Comment te sens-tu par rapport à ce projet X et par rapport aux attentes de l'équipe à ton égard ? »
Comment donner un feed-back à un employé qui n'atteint pas ses objectifs de performance ?
« En te faisant ce feed-back, mon but est de t’aider à atteindre l'objectif X que nous nous sommes fixé ce mois-ci, afin que tu puisses contribuer de manière positive à l'ensemble du projet. J'ai remarqué que certains processus peuvent te ralentir ; voyons ensemble comment nous pouvons les optimiser ou comment je peux t’aider dans les domaines qui te semblent plus difficiles. »
Conseil : Demandez-leur ce qu'ils pensent du feed-back afin d’avoir leur point de vue également.
4. Établissez un plan d'action concret avec les actions à prendre
« Le feed-back est en quelque sorte la boussole de vos collaborateurs. C’est une occasion de savoir où ils doivent s'améliorer et d’identifier comment propulser leur équipe vers le succès. Une fois que vous avez donné votre feed-back, vous devez le traduire en un plan concret comportant des mesures à prendre. Cela permet aux employés d'avoir une vision claire de la voie à suivre pour réussir. »
5. Le check-out : prenez le pouls de votre employé à la sortie de la réunion
N'oubliez pas qu'il n'est pas toujours facile de recevoir un feed-back et qu'il est maintenant plus facile que jamais de masquer ses sentiments jusqu’au moment d’appuyer sur le bouton "end meeting" de votre outil de visio. Parfois, la connexion est littéralement rompue et les managers n’ont plus ces moments où ils pouvaient identifier le ressenti en réel de leurs employés. C'est pourquoi il est important de conclure sur une prise de pouls finale, tout comme vous l'avez fait en début de meeting. En effet, avec la distance, vous n’aurez pas l’occasion de vous croiser rapidement à la machine à café pour vérifier si tout va bien quelques heures après votre discussion.
Voici quelques exemples pour prendre le pouls en fin de discussion
1. Merci d'avoir pris le temps de discuter de ce sujet ! Comment te sens-tu ?
2. As-tu l’impression d'avoir tout ce qu'il te faut pour les prochaines étapes ? Si ce n'est pas le cas, que te manque-t-il ?
En utilisant ces bonnes pratiques, vous permettrez une communication à double sens entre vous-même et vos collaborateurs. Vous contribuerez également à ce que chacun ait le sentiment que, même s'il travaille à distance, il reste connecté avec vous, l’équipe et l’entreprise (lire aussi : 4 conseils pour améliorer la reconnaissance au travail).
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